Wyobrażasz sobie dziś życie bez maila? Dziwnie by było, prawda? W ten sposób już od lat kontaktujemy się ze światem, zarówno służbowo, jak i prywatnie. Pisząc maila bardzo często nie znamy osoby, czasem nie wiemy nawet, czy mamy do czynienia z kobietą, czy z mężczyzną. Nie oznacza to jednak tego, że powinniśmy nie przejmować się osobą, która siedzi po drugiej stronie skrzynki pocztowej. Wprost przeciwnie.
To bardzo ważne, bo sposób pisania maila wiele mówi o osobie i jej stosunku (szacunku!) do otoczenia. Wbrew pozorom, z formy maila możemy się wiele dowiedzieć o nadawcy – o jego stosunku ludzi, do pracy, do swoich obowiązków. Komunikacja mailowa np. w korporacjach obrosła już w wiele legend. Znane są także przekazywane z ust do ust wpadki mailowe. Mail jest tak popularny, że wysyłają go osoby siedzące obok siebie. I tu pojawia się kolejna funkcja maila – dokumentacja deklaracji, zgód: co, kto i kiedy powiedział – „mam to na mailu” brzmi to prawie jak: „podpisałem z tobą umowę”.
Jak uniknąć wpadek mailowych i być dobrze odebranym przez odbiorców? Oto nasz krótki poradnik!
Odbiorca ma znaczenie
Posiadanie poczty elektronicznej stało się normą w obecnych czasach. Często posiadamy nawet kilka e-maili. Są one niezbędne, by móc założyć konto na profilu społecznościowym, skontaktować się z wykładowcą na studiach czy wysłać szybko papiery kontrahentowi.
Niestety wciąż niewiele ludzi wie jak poprawnie pisać maile. A wystarczy przecież znać tylko kilka zasad. Przede wszystkim styl, w jakim piszemy, powinien być uzależniony od odbiorcy. Jeśli wiadomość ma dotrzeć do znajomego czy członka rodziny możemy pisać nieformalnie. Dozwolone jest stosowanie również popularnych obecnie emotikonów, które ubarwią naszą wiadomość.
Korespondencja skierowana do osoby nieznajomej, wykładowcy, szefa czy klienta powinna charakteryzować się oficjalnym tonem wypowiedzi.
Na co zwrócić uwagę przy pisaniu maila?
Jednym z najczęściej popełnianych błędów przy pisaniu maila jest prawidłowe przywitanie albo jego brak. Należy używać wyrażeń formalnych. Warto rozpocząć od słów: „Szanowny Panie / Szanowna Pani”, szczególnie gdy wiadomość wysyłamy do kogoś po raz pierwszy. Już na tym etapie ludzie popełniają kolejny błąd, jakim jest stawianie po powitaniu kropki. Należy zapamiętać, że powinien znaleźć się tam przecinek. Eksperci odradzają użycie również wykrzyknika.
Za niepoprawne uważane jest także używanie zwrotu: Witam, sugerujące ponoć wyższość tonu i wychodzenie „przed szereg”. Witam podobno jest wygodnym słowem-kluczem. Kiedy nie wiemy, czy użyć Dzień dobry (brzmi trochę sztywno), czy Cześć, które – wiadomo, jest za bardzo poufałe. Słowo Witam w korespondencji mailowej nie jest prawidłowo użyte, ponieważ określa ono nierównorzędną relację między rozmówcami. Witam może być użyte przez osobę starszą w stosunku do młodszej, osoba o wyższym stanowisku do osoby o niższym np. szef do pracownika. Zostało ono sztucznie przeniesione z radia i telewizji.
Kolejnym ważnym elementem savoir vivre korespondencji elektronicznej jest używanie wielkich i małych liter. Jeśli zwracamy się do odbiorcy „Pan / Pani” warto zadbać o pisownie tych słów wielką literą – jest to wyraz szacunku.
W mailu oficjalnym nie należy korzystać także ze skrótów. Jest to szczególnie ważne, gdy mogą być one niejednoznacznie zinterpretowane. Tekst powinien być komunikatywny. Nie powinniśmy się domyślać o co chodzi. Wyjątkiem jest korpo-slangu, w którym asap, fyi są używane niemal codziennie. To jednak temat na zupełnie inne rozważania 🙂
Jak zakończyć maila?
Po wstępie i rozwinięciu maila należy go zakończyć w sposób grzecznościowy. Warto napisać, chociażby „pozdrawiam”, „z pozdrowieniami” lub bardziej oficjalnie „z wyrazami szacunku” czy „z poważaniem”. Bardzo przyjemnym, oryginalnym i ostatnio często spotykanym sformułowaniem/pozdrowieniem jest: „serdeczności”.
Pamiętać należy, by po tej formule nie stawiać przecinka. Każdy e-mail powinien być podpisany imieniem i nazwiskiem. Na końcu wiadomości nie powinno stosować się zdań, które wymuszałyby na odbiorcy odpowiedź, a tym bardziej pośpieszały go z jej udzieleniem. Może to być uznane za niegrzeczne i wywoła skutek odwrotny do zaplanowanego.
Tytuł maila ma znaczenie
Wiele osób pomimo znajomości podstawowych zasad pisania maili zapomina o tytule. Jest on bardzo ważny, szczególnie gdy odbiorca dostaje ich kilkadziesiąt dziennie. Dobry tytuł sugeruje treść i powód kontaktu. Dla ściągnięcia uwagi można użyć emotki – niezbyt natarczywej, ale delikatnie wyróżniającej naszą korespondencję. Ułatwi to też naszemu odbiorcy znalezienie za jakiś czas maila w stosie różnych korespondencji.
Prawidłowo sformułowany tytuł powinien być zwięzły i wartościowy. Jest on streszczeniem wiadomości. Często niezatytułowana wiadomość bywa pomijana. Całe szczęście, większość programów pocztowym przypomina nam, kiedy zapomnimy o tytule. Warto unikać także tytułów, które mogą być odebrane jako SPAM, czyli zawierające wykrzykniki, treści jak z newslettera etc.
O czym często zapominamy pisząc maile?
Wiele elementów ma wpływ na postrzeganie maila przez odbiorcę. Warto przemyśleć przy zakładaniu konta na poczcie elektronicznej, jaki wybrać e-mail. Jeśli wysyłamy mail oficjalny, firmowy raczej skorzystajmy z adresu z domeną, a nie z @gmail. Możemy nie być odebrani profesjonalnie. O adresach typu „andzia23” czy „basiabuziaczek2” raczej nie trzeba wspominać. Najbezpieczniejszą opcją zawsze jest użycie swojego imienia lub nazwiska, a w przypadku firmy domeny z jej nazwą.
Ach te złośliwe załączniki!
Nigdy nie należy wysyłać pustego maila. Jeśli przekazujemy tylko załączniku, warto napisać chociaż jedno zdanie. Zwracać należy uwagę również na pisownie – unikać błędów ortograficznych czy interpunkcyjnych. Pisanie całych zdań wielkimi literami może być irytujące i męczące dla odbiorcy.
Na maile należy odpowiadać jak najszybciej. Zaleca się, by ten czas nie przekraczał 48 godzin. To wpłynie na lepsze postrzeganie nadawcy. 🙂